A solução foi customizada de acordo com a demanda do hospital e oferece controle de temperatura das geladeiras e localização de um conjunto de aproximadamente 500 equipamentos médicos, por meio da rede sem fio do hospital. O objetivo é liberar os profissionais da instituição para atividades focadas no atendimento aos pacientes de maneira mais ágil e eficiente. Além disso, a solução foi projetada para ampliar a capacidade de controle sobre a utilização e o direcionamento dos recursos internos.
De acordo com Elizabeth Sayuri Hitomi, Analista de Negócios do hospital, a instituição tem utilizado a tecnologia de RFID para a finalidade de rastreamento e localização de equipamentos médicos (bombas de infusão, ventiladores mecânicos, macas e cadeiras de roda); monitoramento de temperatura nas geladeiras e câmaras do banco de sangue, laboratório, pesquisa clínica e nutrição; acionamento rápido de equipes por meio de botões nos processos de segurança e transporte de pacientes; e análise de fluxo de pacientes.
O hospital possui um grande número de geladeiras, com temperaturas distintas para cada material, como bancos de sangue, de tecido, de leite, medicamentos etc. Além disso, as diferentes certificações que o hospital possui exigem um rigoroso controle da temperatura desses depósitos garantindo que a armazenagem esteja de acordo com as regras previstas em lei. Por isso, essa verificação, realizada diversas vezes ao dia, despendia muito tempo de trabalho dos colaboradores.
Com a solução, o processo se tornou automático, graças ao uso de tags para medição e transmissão de informações das geladeiras, medindo constantemente as temperaturas e ligadas a um software que realiza todo o gerenciamento. Caso haja alguma anomalia, o sistema envia alertas instantâneos aos responsáveis.
Já a solução de localização de equipamentos, permite maior organização do fluxo de materiais, como bombas infusoras e monitores multiparamétricos. Em cada um dos itens também foi colocada uma tag, que indica a localização e as condições de cada instrumento. A tecnologia faz o mapeamento da movimentação dos equipamentos via rede sem fio, diminuindo o tempo de procura dos instrumentos e evitando perdas.
Além disso, o sistema é capaz de gerar alertas sobre a situação de cada material e avisar aos gestores quando os objetos estão indisponíveis, se estão na etapa de higienização ou de manutenção. Com isto, o hospital já alcançou resultados na otimização dos processos internos e, por isso, pretende expandir a solução para outros ativos e melhorar ainda mais o gerenciamento do fluxo de atendimento ao paciente.
Elizabeth explica que a solução está sendo implantada em quatro fases, de acordo com a expansão dos recursos de infraestrutura. A fase zero envolveu a adequação da infraestrutura e a finalização está prevista para junho de 2012. A fase um compreendeu monitoramento de temperatura e acionamento de botão de pânico, concluído em 2010. O rastreamento de ativos entrou em operação em 2010 e foi a fase dois. E o piloto de Fluxo de Pacientes, fase três, em abril de 2011.
“A tecnologia é complexa”, diz Elizabeth, “pois exige altos níveis de estabilidade em infraestrutura de rede wireless, conhecimentos da aplicação e aprofundamento do estudo dos processos para implementação das regras de negócios, contemplando mudanças culturais”. Os principais desafios, segundo ela, foram: qualidade da rede wireless (padronização, monitoramento, interferência de sinal); definição de equipe de suporte e responsabilidades sobre a solução, “pois é uma tecnologia que exige alto nível de conhecimento em wireless, na aplicação e nas regras de negócio”, explicou a Analista de Negócios; mudanças culturais com as alterações geradas após a automação de processos.
A tecnologia RFID foi escolhida para solucionar os desafios rotineiros do hospital, como a dificuldade para localização de equipamentos, bem como registros eletrônicos sobre monitoramento de temperatura com fins de auditoria e dificuldades no acionamento de equipes. “Cada um dos casos de uso possui um determinado processo”, esclarece Elizabeth. “Em uma visão geral, como são tags de tecnologia ativa, a informação é gerada automaticamente pela tag e enviada ao sistema através de rede wireless”.
Como a entidade possui cobertura wireless em todas as unidades e a programação de envio de informação está na tag, segundo Elizabeth, não é necessário que esteja fixa ou precise passar por determinado ponto para gerar informação no sistema e acionar os alertas. “No entanto, quando se faz necessário definir um local com precisão, podemos acionar os exciters e chokepoints, que são equipamentos de baixa frequência responsáveis por acionar o envio de informação da tag para a rede wireless, sem depender da programação contida nele. Já os alertas foram configurados de acordo com as regras do negócio no próprio sistema, conforme os casos de uso”.