A cada evento
We Day, cerca de 20.000 estudantes se reúnem para compartilhar recursos e ouvir palestras de manda-chuvas nos mundos da filantropia, entretenimento e negócios, com o intuito de tornarem-se mais inspirados a fazer do mundo um lugar melhor. Você não pode comprar um bilhete para um evento We Day. Os alunos ganham um convite porque contribuíram abnegadamente em suas comunidades de origem e são admitidos gratuitamente, graças ao apoio de grandes patrocinadores. Em 2014, sete eventos We Day foram realizados no Canadá e outro nos Estados Unidos. Neste ano, o We Day vai promover três eventos canadenses, três nos Estados Unidos e um no Reino Unido.
Na turnê 2014-2015, os organizadores do evento implantaram uma solução de mídia social baseada em identificação por radiofrequência (RFID), da canadense
Connect&Go. O sistema conecta os participantes e suas contas de e-mail e redes sociais aos organizadores do evento e patrocinadores através de pulseiras com chips passivos de Near Field Communication (NFC), que podem ser lidos em quiosques com RFID ou com dispositivos portáteis.
O sistema RFID foi lançado em conjunto com um processo de registro online projetado para melhorar a eficiência. Desde quando o We Day começou em 2007, os gestores têm contado com horários e formulários em papel, conhecidos como cédulas, enviados para os participantes em suas escolas, para reunir informações de registro e de entrada dos alunos sobre o que eles gostariam de ver em eventos futuros. Mas preencher manualmente cédulas de papel foi um processo complicado, resultando em um grande número de participantes não completem o processo de registro.
"O sistema RFID envolve os patrocinadores de uma nova maneira", diz Carly Bedini, diretora associada de logística do We Day. Além disso, as inscrições online aumentaram a quantidade de informações que os organizadores do We Day recebem de participantes, ao mesmo tempo, eliminando a papelada. "Descobrimos que as inscrições foram maiores do que em qualquer outro ano", diz ela.
No início de 2014, as gestoras Lina Dia Beaudin, produtora executiva, e Leah Ruinsky, diretora de operações e garantia de qualidade começaram a pensar na tecnologia RFID como uma possível solução para os problemas causados pelo registro em papel. Elas começaram a pesquisar potenciais fornecedores e, como parte desse processo, encontraram a Connect&Go.
Naquele verão, durante a realização de pesquisas para avaliar a Connect&Go, Beaudin participou do anual
Osheaga Music and Arts Festival, em Montreal, que distribuiu pulseiras RFID para os 40.000 participantes nos três dias de evento. Beaudin gostou de como as pulseiras habilitavam os convidados a compartilhar suas experiências pelas redes sociais. Ela era mais inclinada a acreditar que o Connect&Go, que forneceu o sistema utilizado pelo Osheaga, poderia construir uma solução de RFID para o We Day, que propiciasse o engajamento social entre os estudantes e os patrocinadores cujas doações pagam os eventos.
De volta à sede do We Day, em Toronto, Beaudin lançou a ideia de substituir o processo de registro manual pela solução Connect&Go RFID para a gerência sênior, cujos integrantes foram receptivos à sua proposta. Na reunião em Montreal com o Connect&Go, Bedini e três outros membros da equipe We Day ajudaram a selar o acordo. "Nós voamos para Montreal para obter todas as informações sobre como poderíamos construir isso", Bedini lembra.
Dalal Al-Waheidi, diretor-executivo da We Day, e outros gerentes seniores encamparam o projeto, com Beaudin e Ruinsky organizando e liderando uma equipe multifuncional de cerca de 20 colegas para definir o escopo e os parâmetros do sistema. A equipe incluiu o pessoal de relações com parceiros e os departamentos de tecnologia e produção, bem como os gestores responsáveis por trabalhar com os jovens participantes do We Day e seus professores. De acordo com Bedinin, era importante, durante a fase inicial do projeto, "para se certificar de que os principais interessados no We Day, que são os jovens e os educadores, ficariam animados com isso".
Após várias semanas de reuniões, durante as quais o resto da organização ficou estudando o conceito de RFID, houve a formação de um grupo de seis pessoas lideradas por Bedini e Brittnei Berrisford, diretora associada de operações de eventos do We Day. Este pequeno grupo foi encarregado de conseguir o sistema e lançá-lo.
O grupo começou a trabalhar no início de setembro. Bedini e Berrisford concentraram grande parte de sua atenção no desenvolvimento de quiosques com a tecnologia NFC. Os quiosques exibem a marca com a mensagem de cada patrocinador diferente e atividades de acompanhamento, proporcionando oportunidades importantes aos patrocinadores para interagir com os clientes que se cadastraram com eles usando suas pulseiras. "Nós chamamos os quiosques de nossos bebês", diz Bedini. "Quando eles chegaram, nós quase choramos".
O desenvolvimento do sistema de inscrição online também foi uma parte significativa do projeto. Os participantes receberam pulseiras em suas escolas. As pulseiras fornecidas pela empresa britânica fornecedora de RFID
ID&C contêm um chip NFC. "O chip tem um identificador único [UID]", diz Anthony Palermo, CEO da Connect&Go. "Recebemos a lista de UIDs e, em seguida, colocamos em nosso banco de dados hospedado por um terceiro, em cloud-computing".
Com a pulseira na mão, cada aluno se conecta via website We Day e entra na UID impressa na parte de trás de sua pulseira. A partir daí, esse indivíduo é apresentado com uma versão online da cédula de papel. Como parte do processo de registro, os alunos são solicitados a baixar o aplicativo do smartphone We365, que os envolve durante todo o ano, apresentando desafios melhorar mundo e encorajá-los a tomar medidas.
A equipe conseguiu juntar tudo para o primeiro evento do dia da temporada 2014-2015, que ocorreu em Toronto, em outubro. "Foi uma reviravolta", diz Bedini, "mas estamos preparados para este ritmo acelerado".
A construção dos quiosques foi o maior desafio da equipe Connect&Go enfrentado nessa implantação, diz Palermo. O formato de road-show significa que os quiosques têm de enfrentar os rigores da viagem. "Há desafios quando você se envolve com transporte de 16 quiosques por seis ou oito meses", diz ele. A equipe construiu caixas de transporte especiais, bem como quiosques robustos que tinham pernas removíveis para tornar a embalagem mais fácil.
Os quiosques contem leitores que funcionam com normas ISO duplas. Os dispositivos utilizam chips de 14443 compatíveis tanto com ISO 15693 e ISO 14443 para capacitá-los a ler uma ampla gama de tipos de tags. "Eles são mais poderosos do que qualquer coisa que tenhamos sido capazes de encontrar no mercado", afirma Palermo, ao explicar a decisão de sua empresa de projetar e construir os leitores in-house.
Na operação, um grupo configura os quiosques que se parecem com smartphones de grande porte e são co-branded pelos patrocinadores do We Day onde os eventos são realizados. Os participantes se conectam com quiosques durante os intervalos na programação passando com suas pulseiras. Eles podem envolver-se em atividades específicas de quiosque, como o download de uma música livre produzida por um patrocinador ou se inscrever para uma chance de ganhar uma viagem patrocinada. Os quiosques também incentivam downloads do app We365.
Além disso, voluntários fazem fotos com câmeras
Samsung NX30 inteligentes. Depois que um fotógrafo tira uma foto de um grupo de participantes, um voluntário usa um computador de mão para fazer a varredura das pulseiras de cada pessoa, associando suas identificações com a foto. As imagens e os IDs são transferidos para um servidor via Wi-Fi e, em seguida, as fotografias são lançadas nas contas de mídia social dos participantes em quadros com a marca do patrocinador.
Beaudin diz que a implantação de RFID correu bem, mas reconhece que a natureza da turnê We Day apresenta pelo menos um desafio especial. "Nós estamos indo para uma arena diferente em cada cidade", explica ela. "Cada local tem o seu provedor de internet diferente e seu sistema". A equipe aprendeu a dar tempo antes de cada evento para avaliar onde poderia se conectar e se podem existir pontos mortos onde deveria haver conectividade. "Foi uma questão de descobrir nos locais onde a internet funciona, onde não funciona e como obter o que é necessário".
Desde que o We Day implantou a solução RFID, o engajamento dos participantes aumentou em até 25 por cento em cada evento. Os patrocinadores que tornam os eventos possíveis estão se beneficiando do aumento da exposição de suas marcas.
Além disso, o We Day aumentou a quantidade de informações coletadas durante o registo. A organização mantém todas as informações confidenciais, mas usa o feedback dos participantes a respeito de programação para melhorar os próximos eventos.
O We Day se recusa a revelar o custo de rollout da RFID, embora Bedini indique que atingiu um retorno maior do que o esperado. "De todas as perspectivas, as coisas com RFID foram definitivamente bem-sucedidas, se for medir os downloads de We365 ou registos por pulseiras", diz ela. "A equipe está muito feliz".
Olhando para o futuro, Palermo vê que, no futuro, as pulseiras não serão mais necessárias no We Day. "Com o tempo, nós provavelmente usaremos os telefones dos participantes", diz ele, citando o crescente número de smartphones com chips NFC embutidos. "Nós vamos ser capazes de dizer às pessoas: basta trazer o seu telefone".
